GTD: Skapa de projekt du behöver

8 Flares Twitter 0 Tweet Facebook 7 LinkedIn 1 Google+ 0 Pin It Share 0 Email -- Email to a friend 8 Flares ×

Så här långt i artikelserien vet varför du ska använda GTD, du vet vad målet med getting things done är och du har din GTD-mjukvara. Vad gör du nu? Hur delar du in allt det här du ska göra? Du behöver en projektlista. Och det, det går vi igenom idag.

Innan vi drar igång behövs en kort sammanfattning av vad projekt och actions är i GTD:

• Action item:
  En sak som kan göras. Saken kan göras i ett steg.
  En action item ska börja med ett verb, t.ex. ”Fråga Hannah om X är klart”.
• Projekt:
  En sak som ska göras. Saken kräver två eller flera steg.
  Varje projekt ska ha ett mål definierat. Ett svar på frågan: varför gör jag det här?

Din projektlista är en lista över alla projekt som just nu är aktiva i ditt liv. Med aktiva projekt menar jag projekt som du förväntar dig att något ska göras i under den närmaste veckan.

GTD är inte ett projekthanteringssystem

GTD är inte ett projekthanteringssystem i den traditionella bemärkelsen med gantscheman och extensiva beskrivningar av vad olika personer ska göra. GTD är ett system för dig själv och ingen annan.

Dessutom är GTD ett agilt (lättrörligt) system, alltså bara det som behöver finnas i ditt GTD-system finns där. Syftet är inte att ha snygga grafer och imponerande dokument att visa upp för någon beställare, syftet är att du ska ha koll på ditt liv så du kan lugna ner dig. Inget annat.

Skapa din projektlista

I artikeln 3. GTD: Kom igång med Getting things done gick vi igenom just hur du kommer igång med GTD genom att samla ihop allt som du har en mental commitment till på en, central plats. Nu behöver vi strukturera den här högen, och vi behöver göra det kontinuerligt.

Skapa inte projektstrukturen inte efter organisationsstrukturen på jobbet eller efter var du ska göra någonting. Skapa projektstrukturen efter de mål du arbetar mot.

Här är ett exempel på en projektlista i GTD.

- Privat

• Måla om lägenheten
• Saker att köpa
• Filmer att se

- Jobb

• Skapa marknadsföringskampanj för nya produkten
• Lansera www.husdjursälg.se
• Planera teambuildning

Definiera minst en next action för varje projekt

Du måste inte skriva ner alla actions som skulle kunna göras i ett projekt. Det du däremot måste ha är en next action, alltså nästa sak du ska göra för att jobba vidare mot projektets mål.

Skriv bara upp actions som du faktiskt kan göra i ett enda steg, annars blir ditt GTD-system för luddigt och du kommer låta bli att använda det. Låt mig förklara det lite mer:

Vi tar projektet måla om lägenheten som exempel. Det är omöjligt att bara börja ställa sig och måla. Projektet måla om lägenheten består förmodligen av ett antal actions, så som:

1. Bestäm färg
2. Köp färg, roller och skyddstejp
3. Måla
4. Måla en andra gång
5. Släng skräp som blev över

Det här är saker som du faktiskt, fysiskt, kan göra. Den stora fördelen med att ha tänkt igenom en gång vad som faktiskt behöver göras för att nå ett mål, är att du inte behöver tänka igenom det om och om igen senare. Det kan låta självklart, men kort sagt så tänker du en gång på det här projektet, resten av tiden bara gör du. Och du får saker gjort.

I det här exemplet är alltså ”bestäm färg” din next action.

Definiera vad målet är

Det här är enormt mycket svårare än det låter. Att se in i dig själv, känna efter och svara på frågan ”varför gör jag det här?” är fantastiskt utmanande.

Vi tar projektet måla om lägenheten igen. Målet är garanterat inte ”för det är dags nu”, det vore en enorm förenkling. För mig, som faktiskt ska måla om min nya lägenhet snart, är målet att skapa en lägenhet som jag trivs i och är stolt över – och i slutändan mår riktigt, riktigt bra i.

Men, eftersom allt vi människor gör är för att sträva efter att må så bra som möjligt, försök att specificera ett tydligare mål än ”jag mår bra”.

Hierarkisk indelning

Försök att undvika hierarkiska indelningar allt för mycket. Fler än tre nivåer är troligtvis för mycket för dig.

Renlärlig GTD har bara två nivåer i projektlistan: projekt och actions. Som du ser i mitt exempel ovan så har jag där valt att gruppera privata projekt för sig och jobbprojekt för sig. Det är ett sätt att göra det. Ett bättre sätt är att gruppera efter vilka övergripande mål och ansvarsområden projekten arbetar mot. Där måste du sätta dig ner och tänka igenom vad de är. Men det, det är en hel artikel i sig. Eller kanske till och med en hel bok ;)

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den åttonde artikeln i intensivkursen i GTD. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvara för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande artiklar