GTD: Kom igång med Getting Things Done

”Ok, VAR börjar man? Jag blir helt förvirrad av alla mallar och bra tips! Vilket är steg 1a?”. Det är var vad min vän Heidi skrev strax efter hon börjat kika på GTD.

Heidi, och alla ni andra som känner igen hur hon känner sig, här kommer svaret.

“Stuff”: anything you have allowed into your psychological or physical world for which you haven’t yet determined the desired outcome and the next action step. – David Allen

Du har en massa saker (stuff) i huvudet som gnager på dig, de här sakerna har du inte hela tiden stenkoll på och det gör dig troligtvis stressad.

För att bli av med känslan ”jag måste försöka minnas allt jag ska göra” behöver du ha allt du ska göra i ett, pålitligt system.

Varje ord där är viktigt: Ett. Pålitligt. System.

• Ett: eftersom du ska vara trygg med att allt finns på ett och samma ställe.
• Pålitligt: eftersom du inte ska behöva tvivla på om du ska göra något annat också.
• System: eftersom om du har ett jobb där du är i flera olika, utmanande projekt så räcker det inte med en vanlig att göralista.

För att få ett, pålitligt system behöver du göra två saker:

1. Samla ihop allt som gnager på dig. Verkligen allt.

Det första steget för dig är att samla ihop allt du har att göra i en hög. Precis allt. Allt du har sagt att du ska göra. Allt du tänker att du ska göra. Allt du skulle vilja göra. Allt.

Börja med ditt fysiska kontor. Lägg allt i en hög. Alla papper som innehåller något du ska göra. Allt du ska läsa. Skriv ner allt du har i huvudet som du ska, borde eller vill göra. Allt du väntar på från någon. En sak per lapp.

Det här kommer att ta många timmar, kanske en hel dag. Kanske två. Det är viktigt att du får ner allt i högen. Avsätt gärna en helgdag till det här så att du inte blir störd.

Det du har nu är, kanske för första gången i ditt liv, en komplett inkorg. En inkorg som innehåller allt som du känner att du har gjort en mental commitment till men inte gjort klart. Den högen är vad som ligger och skräpar i ditt huvud.

2. Gå igenom högen

Nu plockar du upp den översta saken i högen du har skapat, din inkorg. Du får inte lägga tillbaka den. Det är svårt, jag vet. Du måste istället bestämma om det här är:

1. Något du ska göra
2. Något du ska läsa
3. Något du ska delegera
4. Något du ska slänga

Om det är något du ska göra ska du bestämma:

1. Är det här något som kan göras i ett steg?  – Då är det en action
   T.ex. ringa någon du har numret till
2. Är det här något som måste göras i två eller flera steg? – Då är det ett projekt
   T.ex. ringa någon som du först måste leta upp numret till

Ett projekt byggs upp av flera actions. För varje projekt, tänk ut hur att lyckas totalt med det ser ut – det är ditt projektmål. Definiera också minst en next action – alltså vad är nästa faktiska, fysiska steg för att komma närmare målet. Det kommer en hel artikel om projekt, du kommer att få mer kött på benen då.

För varje action, skriv ned den kontext som krävs för att du ska kunna göra den. Det kan vara till exempel din dator, din mobil, din chef eller din livspartner. Det kommer en hel artikel om bara kontexter längre fram, så du kommer att lära dig mer om det senare också.

Fortsätt till inkorgen är tom. På riktigt tom. Det betyder inte att du har gjort allt, det betyder att du bestämt dig för om du ska göra det eller inte – och det är något helt annat.

Email

Det kom en bra fråga från Tommy Sollén i kommentarerna, så jag lägger till ett par paragrafer om email. I det här läget ska du göra samma sak med dina inkorgar för email. Det finns en sak som kommer att finnas i din emailinkorg som inte finns i den superinkorgen som du just skapat på golvet på ditt kontor: saker du ska spara/arkivera.

Skapa en mapp som heter ”Att göra” en som heter ”Att läsa” och en som heter ”Arkiv”. Under arkiv kan du ha undermappar om du vill, men kör du Mac så har du egentligen ingen reell nytta av det. Nu, gå igenom hela din inkorg tills den är tom.

Det kan kännas lite magiskt när du når fram.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den tredje artikeln i den här artikelserien, det är också den mest krävande. Klarar du av det som står här i klarar du allt annat. Tro mig.

Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvara för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande artiklar