GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done

Hur många email har du i din inkorg? Tre hundra? Tre tusen? Är det stressande? När du börjat använda GTD kommer din inbox att betyda något annat för dig, och det gör dig mindre stressad. Här förklarar jag varför.

När du kör GTD har din inkorg en enda betydelse: saker som du inte vet vad de är än. That’s it. Ingenting annat.

Så fort du har tagit upp och läst något i din inkorg så får du inte lägga tillbaka den. Istället ska du titta på varje mail och bestämma:

• Är det här något som kan/ska göras?

1. Om nej, finns tre alternativ:
   1. Släng.
   2. Lägg i någon gång/kanske-listan.
      Var försiktig med att lägga för mycket saker här.
   3. Spara.
      Referensmaterial ska ibland sparas.
2. Om ja, finns tre alternativ:
   1. Gör. Tar det under 2 minuter? Gör det på en gång.
   2. Delegera.
   3. Bestäm när/hur du ska göra det.
      Alltså stoppa in det i din kalender eller en lista i ditt GTD-system.

Det här gäller alla dina inkorgar, oavsett om de är för e-mail, din fysiska inkorg eller någon annan.

Töm inkorgen varje dag

Någon eller några gånger om dagen ser du till att din inkorg är tom. Det betyder inte att du har gjort allt som fanns i den, det betyder att du vet vad vilka åtaganden du har.

Rent praktiskt kan det betyda att lägga mail i andra mappar, till exempel kan det se ut så här:

• Inkorg          – Nya saker som du inte vet vad de är
• Att göra          – Saker du ska göra
• Att läsa          – Saker du ska läsa
• Väntar på          – Saker du väntar på från andra
• Arkiv                - Saker som är gjorda (undermappar i arkivmappen är övervärderat)

Att regelbundet tömma inkorgen minskar stressen

Jag har insett att innan jag började med GTD så var det som gjorde mig mest stressad faktiskt inte alla saker jag visste att jag skulle göra men som inte var gjorda än. Det som gjorde mig mest stressad var alla saker jag kände på mig att jag borde/ville göra men som jag hade tappat bort på vägen och nu fanns ”någonstans”.

Ett bra sätt att få ångest av den här typen är att ha flera tusen mail i sin inkorg och att i den inkorgen blanda mail av olika typer:

• Mail som du ännu inte har läst
• Mail som innehåller något du ska göra
• Mail som innehåller något du vill läsa
• Mail som innehåller något du väntar på från någon annan
• Mail som är helt avklarade

Att ha en sån här överfull, blandad inkorg ger två problem. Dels en känsla av att ”nånstans i den här massiva inkorgen finns saker jag nog borde kika på av nån anledning…”. Dels så hamnar du i ett väldigt svårt val när du ska börja jobba – vilket mail ska du ta tag i först?

”Hm. Någonstans i den här massiva inkorgen finns saker jag nog borde kika på av nån anledning…”

Det översta mailet i din inkorg är nästan garanterat inte det viktigaste. Men om du jobbar igenom din inkorg i ordning efter vilket email som kom senast så kommer du troligtvis att fastna i ett väldigt operativt arbete där vem som helst kan styra över din tid och få dig att jobba med nästan vad som helst, bara genom att se till att deras mail är överst i din inkorg.

Stäng av notifications om nya email

Ditt liv går inte ut på att fokusera på det senaste något vill säga till dig. Om du själv vill vara den som bestämmer när du gör saker så föreslår jag nu något som för många kan låta väldigt drastiskt: stäng av notifications om nya mail.

När ditt mailprogram poppar upp att du fått ett nytt mail så tappar du fokus på det du hade bestämt att du skulle göra. Ska vem som helst få störa ditt fokus?

Den där siffran bredvid inkorgen som visar hur många olästa mail du har är lika störande. Det är ointressant om någon skickat dig ett mail nyss. Du bestämmer när du vill hantera nya mail. Så ställ in så att nya email automatiskt markeras som lästa. Ligger det i inkorgen så har du ändå inte läst det, så funktionen har inget syfte för en GTD:are.

Jag föreslår att du gör samma sak för alla andra applikationer som vill ha din uppmärksamhet hela tiden. Stäng av popups i din iPhone från Facebook och Twitter, du kollar dina meddelanden när du själv väljer det.

Hur nyfiken är du?

Om du nu tänker ”men jag måste hela tiden veta om någon skickar mig ett meddelande”, så gissar jag att det du egentligen tänker är ”men jag är så nyfiken, jag vill veta om någon skickar mig ett meddelande” , och det är inte alls samma sak. Väg nyfikenheten mot fokus och alla fördelar fokus för med sig.

The force is strong in you my friend.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den sjunde artikeln i intensivkursen i GTD. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvara för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande artiklar